Frota Millenniumbcp: aquisição para reduzir custos

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Ao longo da história do banco fundado em 1985, a frota automóvel da instituição conheceu vários cenários e modelos de aquisição e/ou utilização.

No início foi privilegiada a aquisição para património, seguiram-se os tempos das soluções Leasing e ALD até ao Renting.

Mas a atual política de gestão de frota assume um regresso às origens, ao período de aquisição para património, externalizando vários serviços associados ao ciclo de vida da viatura.

Procedimentos internos ditam que a metodologia de atribuição das viaturas obedece, em regra, à construção de uma grelha de modelos dividida em quatro níveis, dois dos quais são balizados por escalões de tributação autónoma.

Para estes casos, em conjunto com o Departamento de Compras, é lançado um convite às marcas com quem habitualmente trabalham, solicitando cotações das configurações desejadas, dentro dos parâmetros financeiros pré-definidos internamento.

A escolha é feita após a ponderação não apenas o preço final, mas também valorizando configurações que consideram importantes, nomeadamente ao nível dos equipamentos de segurança e de conforto.

No qual se inclui, por exemplo, o sistema de navegação.

Para a construção da grelha a partir da qual os colaboradores podem escolher a sua viatura em função do plafond atribuído, a opção tem sido aumentar a quantidade de modelos presentes.

A intenção é salvaguardar o potencial de continuidade e permanência de parte substancial dentro dos valores e dos níveis fiscais atualmente vigentes, algo que, por natureza, comporta uma dose de imprevisibilidade.

Exemplo disso são as anunciadas homologações WLTP, com resultados ainda imprevistos ao nível da tributação do ISV, derivado dos valores de CO2.

Critérios de escolha e composição

João Pedro Lopes, que gere a frota desde 1996,afirma que a presença geográfica bastante vasta do Millenniumbcp leva a que valorizem concessionários e marcas capazes de assegurarem uma parceria adaptada à geografia e flexibilidade das exigências e necessidades da instituição.

Principalmente no que concerne à entrega das viaturas e das recolhas para intervenções.

Presentemente com 15 marcas e mais de 50 modelos divididos por 3 tipologias, o responsável pela frota, garante que o Millenniumbcp, além das opções incluídas na grelha a partir da qual o colaborador pode escolher, existe a faculdade deste poder escolher, num formato ”tailor-made”, a viatura que vai poder utilizar nos, previsivelmente, seis anos seguintes.

Ou seja, sem a imposição de marca ou de modelo e apenas balizado no escalão a que tem direito.

“O posicionamento do gestor no ato de seleção da viatura para o serviço pelo colaborador é totalmente ‘desinteressado’”, esclarece João Lopes.

“Limitamo-nos a disponibilizar as opções presentes em grelha, com fornecimento das configurações de série e dos opcionais, bem como a dar apoio em alguma alteração junto dos habituais concessionários e respetivos interlocutores”.

Passada esta fase, segue-se então a tradicional encomenda e respetivo acompanhamento administrativo.

E “para conseguir a melhor gestão e controlo das viaturas no nosso património, além de uma aplicação local, estabelecemos parcerias em várias vertentes de apoio.”

Essa externalização passa pela manutenção e pneus.

“Junto dos parceiros atuais que são a ALD Automotive e a BOXER, lançamos o desafio de prever o custo para os 6 anos de utilização ou 200 mil quilómetros e entregamos o acompanhamento das intervenções a uma das duas contra o pagamento de um ‘fee’ mensal”.

Mesmo assim, esta não é uma proposta fechada.

“Este modelo de gestão oficinal é celebrado num modelo de ‘profite share’ das poupanças obtidas face ao custo previsto para as intervenções, com recálculo dos valores pagos no final de cada ciclo de 2 anos de utilização.

Estas intervenções são controladas pelas empresas, valorizando os contratos oficinais, as linhas de apoio e o acompanhamento técnico das intervenções, mas ’redebitando’ ao Banco as intervenções realizadas à peça”, esclarece o gestor.

Outra parceria que acompanha a frota é a do mediador de seguros, Costa Duarte, que controla a carteira das viaturas junto da Ocidental.

E que, à semelhança da manutenção, disponibiliza os canais de acompanhamento para resolução de todo o tipo de sinistros juntos dos intervenientes.

“Temos também um contrato importante na área dos combustíveis, com a utilização do cartão GalpFrota”, conclui.

Ferramenta de gestão criada “em casa”

No MillenniumBCP desde 1990, João Pedro Lopes exerce funções de Gestão e Controlo da frota desde 1996. Integra uma direção que tem na sua estrutura vários departamentos de áreas administrativas, operacionais e de controlo de outsourcings. Passou pelo Departamento de Compras da instituição.

Como pilar da operação de controlo e gestão, o Millenniumbcp criou uma aplicação suporte em 1998: o “e-Viaturas”.

“Esta solução foi desenvolvida internamente pelo nosso IT e já foi alvo de cedência a outras grandes empresas com frotas”, revela João Pedro Lopes.

“Está residente no nosso portal interno, com acesso por cada condutor ou responsável de Área, que pode gerir todo o processo de vida da viatura; desde o pedido de substituição, entrega e imputação de custos internos, até à fase de abate ou fim de utilização.

Sempre que algum movimento relacionado com a matrícula é efetuado desencadeia o envio de uma comunicação por email para os intervenientes ou um ‘workflow’ para decisão
ou carregamento de pareceres”.

A aplicação revela-se um auxiliar precioso para a gestão do ‘plafond’ de combustível estabelecido para cada viatura, em resultado de ciclos económicos passados menos favoráveis.

Com a mais-valia de ser refrescada através de ‘uploads’ mensais de todos os movimentos efetuados através do uso do cartão GalpFrota, conjuntamente com a informação de abastecimentos apresentados por notas de despesas avulsas internas.

“O ‘eViaturas’ permite consultar o saldo de plafond ainda disponível e o carregamento de deslocações em serviço para autorização, sendo que esta via provoca consequente crédito em saldo, convertendo a distância percorrida em litros.

Todo este processo é sempre acompanhado de mensagens de esclarecimento”, diz o responsável de frota da instituição.

“Como resultado do processamento mensal da aplicação da fórmula plafond+deslocações-consumos, sempre que o resultado é negativo, debita automaticamente o colaborador em conta pelo valor financeiro equivalente dos litros consumidos”.
A aplicação serve ainda para, a qualquer momento, fazer o tratamento pelo gestor de localização, imputação ou alteração das viaturas por todas as Direções e Departamentos do Banco.

Usados para colaboradores contribui para a responsabilização do uso

A aposta na aquisição gerou a necessidade de escoar as viaturas no fnal do seu ciclo na empresa. Tarefa que, garante João Pedro Lopes, “decorre com toda a naturalidade”.

“Como temos uma frota baseada em viaturas ligeiras de passageiros, conseguimos que quase todas, devido às suas ótimas condições, sejam adquiridas pelos colaboradores.

Balizamos o preço pelo valor previsto em portaria do Ministério das Finanças, sobrando apenas cerca de 10% das viaturas que escoamos pelo comércio tradicional de usados”.

Com impacto na redução de custos foi também o estabelecimento de uma regra: em caso de sinistro com responsabilidade para o colaborador, compete-lhe a comparticipação do valor da franquia.

“Com esta regra conseguimos descer o nível de sinistralidade da frota e, consequentemente, controlar os custos dos prémios das apólices.

Esta medida, juntamente com a atribuição de plafond e uma utilização racional, cuidada, estimada e muito personalizada da viatura, desencadeou uma automática redução dos custos da frota”.

Mobilidade sustentável sim, mas com condições

A atividade financeira da instituição, que impede a dedução do IVA na sua totalidade, e os custos de manutenção mais reduzidos, sem acrescentar grande vantagem em matéria de tributação autónoma, retiram parte do interesse por modelos com mecânicas alternativas.

“Daí que o nosso único incentivo para a aquisição de viaturas alternativas à combustão seja o da sustentabilidade”, refere João Lopes, apontando para a envolvência do Millenniumbcp em matéria ambiental e no compromisso de redução da pegada ecológica: os 3708 painéis de energia solar, instalados em vários edifícios do Tagus Park onde se concentram alguns serviços da instituição.

Isso contribuiu para que, em 2018, no âmbito do desempenho sustentado, o ESG (Environmental, Social and Governance), o grupo regressasse ao índice “ET Carbon Ranking”, do qual tinha saído em Janeiro de 2017.

“Uma viatura elétrica também não faz ainda muito sentido para a nossa atividade, devido à autonomia e ao facto de, apesar de prometidos, ainda não dispormos de postos de carregamento, por exemplo, aqui no Tagus Park”.

Ainda assim, a grelha de opções para os colaboradores inclui viaturas elétricas e híbridas, tendo crescido de seis para catorze modelos o leque de possibilidades em 2017.

“Vamos aguardar que a evolução tecnológica, o aumento da autonomia e um ambiente fiscal ou iniciativas governamentais mais favoráveis justifiquem acelerar a integração de viaturas elétricas ou de outros combustíveis alternativos. Antes de terem presença frequente e com expressão na nossa frota, estamos primeiro a tratar, nós mesmos, de gerar uma energia mais limpa”.

BI da Frota do Millenniumbcp

  • Número de viaturas: 638 viaturas de passageiros, todas ligeiras de passageiros de 4 ou 5 portas, tipologias carro, carrinha e SUV. Estes com cada vez maior procura em detrimento das carrinhas.
  • Marca e modelos predominantes: Metade da frota concentrada em quatro marcas: BMW, Mercedes, Renault e Volkswagen. Restante composta por mais seis: Audi, Ford, Nissan, Opel, Peugeot e Volvo.
  • Modelo de aquisição: Aquisição para património, externalização de serviços de manutenção, pneus e seguros
  • Idade média da frota: 4,7 anos, dentro de um prazo de utilização previsto de 6 anos
  • Equipamento: a atividade (financeira), o posicionamento e a exposição no mercado condicionam cores discretas, viaturas não desportivas ou com extras e/ou acessórios que alterem agressivamente a sua estética. Todas equipadas obrigatoriamente com sistemas mínimos de segurança e conforto, tais como Bluetooth, ar-condicionado, airbags frontais e laterais, sistemas de apoio à travagem e de segurança e estabilidade em estrada.
  • Viaturas identificadas? Não