Frota PROSEGUR: Composição a pensar num TCO e equilibrado (Parte II)

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Como é composta e gerida a frota da PROSEGUR, constituída por viaturas com características bastante diferentes e espalhada por uma área geográfica tão vasta e com necessidades distintas?

Como e quando decorrem as negociações?

Paulo Monteiro responde às perguntas diretas lançadas pela Fleet Magazine na II Parte de uma entrevista publicada inicialmente na edição de junho de 2018.

PROSEGUR: Gestão segura e exigente da frota (Parte I)

Como é que a frota se insere na atividade da Prosegur e que modelo de gestão é seguido?

Diria que temos um modelo de gestão matricial, com uma componente de gestão local dependente da Área Financeira do grupo em Portugal e, igualmente, com um reporte à área corporativa de Gestão de Meios da empresa.

A área de frota da Prosegur está integrada na área de Gestão de Meios, que também é responsável por gerir as compras, imóveis, serviços gerais e a logística de um grupo que está presente em 17 países e que emprega mais de 168 mil colaboradores.

Em Portugal, são cerca de 6.500 colaboradores e a frota nacional representa cerca de 7% do total do grupo mas, internacionalmente, a frota pesa cerca de 20% na estrutura de custos.

São cerca de 16 mil viaturas, das quais mais de seis mil são blindadas.

Como representante local dessa área de Gestão de Meios, tenho autonomia para gerir a negociação e a contratação de vários produtos e serviços participando sempre nos projetos que são mais importantes e com um volume de compras mais significativo.

Temos ainda oportunidade de colaborar em alguns projetos globais e de participar no esforço de apoio à estrutura corporativa, nas diversas áreas funcionais que constituem a Área de Gestão de Meios.

Cada um tenta resumir essa atitude numa expressão: “Ser localmente Global, não deixando de ser globalmente Local”.

Além de gestor de frota da PROSEGUR, Paulo Monteiro lidera a equipa de Logística e Compras, intervindo no ciclo de compra da quase totalidade dos artigos e serviços contratados pela empresa em Portugal. Contribui ainda para algumas contratações da Prosegur noutros países.

Que fatores são preponderantes no processo de seleção dos veículos?

Todas as componentes do custo são importantes. O objetivo é tentar que TCO seja o mais baixo e equilibrado possível. De facto, quando nos referimos a custos de frota, deveremos focar-nos numa análise baseada no TCO.

Se não o fizermos, poderemos estar a sobrevalorizar uma componente do custo, face a outra, e correremos o risco de não nos apercebermos da real dimensão do problema; lembremo-nos da imagem do iceberg, cuja maior dimensão ou volumetria está sempre oculta.

Daqui destacaria o custo resultante do desvio quilométrico dos veículos.

É importante tornar a frota mais imune a este custo, nomeadamente se for de grande dimensão, seja pela boa gestão na utilização, ou pela negociação de uma pool quilométrica.

É importante definir bem, desde o início contratual, o prazo e Kms a contratar…

Que importância assume a fiabilidade dos veículos ou a rapidez de  assistência… dada a vossa atividade, dispõem de serviço próprio de assistência?

Ao nível da frota ligeira, as manutenções são quase todas efetuadas ao abrigo dos contratos de renting estabelecidos com as locadoras nossas parceiras.

Assim, no momento da negociação dos contratos, procuramos sempre garantir com as empresas de renting e marcas fabricantes os SLA´s mais adequados que nos garantam, não apenas a continuidade das nossas operações, mas também alguns critérios de prioridade de atendimento nos locais e serviços de assistência.

Para a frota própria (pequena percentagem da frota ligeira e toda a frota blindada), estabelecemos alguns contratos de manutenção negociados com as marcas fabricantes, assim como acordos diretos com oficinas especializadas, onde os SLA´s deverão ser de nível Premium.

Como se processam geralmente as renovações? Contactam primeiro as marcas, lançam concurso às gestoras com que trabalham?…

Para cada produto/serviço, procuramos ter uma representação alargada de parceiros na nossa carteira de fornecedores; aliás, é-nos imposto nas normas internas de contratualização e a frota não foge à regra.

A metodologia de contratação habitualmente seguida decorre em simultâneo com as marcas fabricantes e locadoras.

Geralmente procuramos estabelecer condições com as marcas, negociando de seguida com as locadoras a melhor renda possível, garantindo os SLA´s pretendidos pelas nossas empresas com um pacote de serviço o mais completo possível.

Contudo, já experimentámos outros modelos de negociação, nomeadamente a nível corporativo.

Procuram negociar em lote ou fazem-no faseadamente, consoante as necessidades?

Independentemente de estarmos condicionados pelas datas de término contratual, procuramos, igualmente, o momento que julgamos mais adequado para negociar e tentamos agrupar lotes de veículos, de modo a conseguirmos obter algumas sinergias para o processo de negociação.

Isto não implica que deixemos de efetuar negociações pontuais, quando urgente ou requerido por um cliente interno, ou seja, uma empresa do grupo.

Como decorrem geralmente as negociações?

Depende sempre de vários fatores: do produto/serviço a negociar, das quantidades envolvidas, do momento e tempo para a negociação, dos fornecedores parceiros em concurso, dos interlocutores, do modelo de forças envolvidas …

Sou da opinião que, em cada caso, considerando sempre a realidade e especificidade da empresa, pode ser mais adequado negociar serviços em separado ou então em pacote completo. É necessário fazer contas e tomar a melhor decisão…

No nosso caso, acreditamos na nossa capacidade de negociação e, também por uma questão de eficiência na pós-gestão do contrato, temos apostado em negociar as melhores condições para um pacote completo no que concerne ao aluguer operacional de veículos.

Política de frota responsável

A preocupação de minorar os custos de terminação contratual, nomeadamente aqueles que dizem respeito ao recondicionamento final dos veículos, levou o departamento de frotas à contratação direta de parceiros, evitando ficar “nas mãos da locadora”, refere Paulo Monteiro.

Se lhe pedisse para sintetizar a Política de frota da PROSEGUR, que pontos destacaria?

Temos uma Politica interna de Frota que estabelece as regras de receção e entrega dos veículos aos nossos utilizadores, com critérios de utilização de dispositivos relacionados com o veiculo (caso da Via Verde), de atribuição e plafonamento de cartões de combustível, politica de multas, limite a partir do qual existirá imputação de custos de terminação contratual (recondicionamento) ao utilizador, entre muitas outras questões.

Criamos condições para diminuir os custos de terminação, por exemplo equipando o veículo com artigos que visam proteger algumas áreas sensíveis.

Mas também estabelecemos regras claras de utilização, como a proibição de fumar no interior, de modo a diminuir uma das maiores fontes de custo ao nível das terminações contratuais.

Atuando numa área tão sensível quanto a segurança, o que acontece com os veículos no final do contrato?

Por razões de segurança, nenhuma viatura pode regressar ao mercado (como usado) com a cor e a decoração da Prosegur.

Está igualmente vedada a reutilização de qualquer uma das unidades  blindadas, pelo que, após o seu período de vida útil, esta terá de ser abatida e destruída, seguindo procedimentos próprios de abate junto de parceiros certificados.

B.I. da Frota:

  • Número de viaturas: 1112 veículos: 328 furgões pequenos/médios, 197 derivados de turismo (Van), 174 viaturas de turismo de 5 portas (veículos de função), 154 viaturas de pequeno turismo 5 portas (operativas), 179 unidades blindadas, 4 Pick-Up, 44 motociclos e 32 tipo Segway
  • Marca e modelos predominantes: frota bastante diversificada, fruto da contratação que, em cada momento, serviu melhor as necessidades. Predominância de Citroën, Peugeot, Opel e Renault. Mercedes-Benz e MAN nos blindados.
  • Modelo de aquisição: cerca de 95% dos veículos ligeiros contratados em regime de renting. Aquisição para património de motociclos e segway.
  • Renting costuma incluir manutenção, seguro danos próprios, proteção adicional por atos negligentes, pneus ilimitados, proteção jurídica e financeira e veículo de substituição similar (obrigatório para veículos operativos).
  • Gestoras com maior presença na frota: ARVAL, ALD Automotive, Leaseplan e Finlog.
  • Prazos médios de contratação: nos veículos de passageiros (turismo e pequeno turismo) 40 meses, veículos de função em média 48 meses. Comerciais ligeiros com duração média de 33 meses (contratos AOV a 24, 36 e 48 meses em função das necessidades de cada empresa). Pretensão de homogeneizar o prazo de contratação dos veículos comerciais ligeiros para 36 meses, por uma questão de associação de lotes de veículos em terminação e outros critérios de gestão operacional.
  • Equipamento: veículos operativos obrigatoriamente com ar condicionado, Bluetooth, pneu suplente e, normalmente, rádio.
  • Sistemas de georeferenciação e/ou de controlo/gestão da frota instalados nas viaturas: por motivos óbvios, a frota blindada tem sistemas próprios de georreferenciação e de segurança.