Frota RANDSTAD: fiscalidade em estado de alerta (I)

577

A tipologia e organização do negócio tem sempre impacto nas decisões de frota.

Assumir que esta é uma área desligada do ‘core’ da empresa é não compreender o impacto que pode ter, quer em termos de números, quer na própria qualidade do serviço e satisfação dos trabalhadores.

A Randstad tem 450 colaboradores e coloca cerca de 30 mil pessoas a trabalhar nos seus clientes.

Números que demonstram bem as exigências desta área e a heterogeneidade da frota em termos de viaturas e modelos de aquisição.

Esta explicação, que Luís Lobato fez questão de frisar logo no inicio da entrevista, dá sentido a outras necessidades de mobilidade que alguns números comprovam: cerca de 500 contratos diários com empresas de rent-a-car ao longo do ano, aos quais acrescem contratos de renting a curto prazo, que começam nos 12 meses.

Também por causa do ‘core business’ da empresa e da afetação colaborador/viatura aos clientes, que pode fazer parte do serviço entregue pela Randstad, existe uma obrigação redobrada quanto às contas da rubrica automóvel.

É que a comparticipação dos clientes nesses custos, quando é o caso, obedece geralmente a um pacote fechado e acordado antecipadamente, sendo que o investimento nessa mesma viatura, para a Randstad, pode vir a ter variações.

Em especial por razões fiscais.

“O nosso enquadramento quer em termos de utilização interna quer no que se relaciona com a nossa prestação de serviço obriga à capacidade de negociação no imediato, mas também à capacidade de antever variações e de ponderar fatores supervenientes. Quando fechamos a aquisição de uma viatura, temos de obter o melhor TCO, porque sabemos que este pode variar e que nem sempre podemos aplicar essa variação como um custo adicional aos nossos clientes. Exemplo disso é quando estamos perante alterações na Tributação Autónoma”, explica Luís Lobato.

Luís Lobato está na Randstad desde Julho de 2013, tendo estruturado, em Portugal, a área de Facility & Supply Chain na qual se incluí, além da frota, a área de infraestruturas, seguros, gestão de contratos, compras e serviços gerais. Antes de integrar a empresa de recursos humanos, fez parte do Grupo de Engenharia de Aeródromos da Força Aérea (GEAFA) onde já desempenhava funções nesta área. Tem formação em Engenharia Civil e uma PósGraduação em Facility Management, além de outros cursos complementares na sua área de especialização.

“E o desafio está em encontrar a melhor relação qualidade/preço para ‘aquele’ modelo ou para aquela cilindrada. É que o nosso cliente contratou um ‘pacote’ completo que inclui o colaborador e a viatura e, muitas vezes, a política da empresa nossa cliente prevê uma viatura de determinado segmento ou marca, por uma questão de alinhamento com os demais colaboradores dessa empresa com a mesma função. Por isso, é essa que tem de estar alocada ao nosso trabalhador”.

Esta variedade de necessidades requer então um trabalho apurado de seleção e acompanhamento, que Luís Lobato rapidamente compreendeu quando assumiu a gestão da frota e que o fez, desde logo, encetar um trabalho de centralização de decisões e de definição de processos para melhorar a negociação e assegurar um maior controlo sobre os custos.

O negócio recentemente fechado com o VWFS é exemplo disso mesmo. Para a tomada de decisão foi realizado um estudo com uma matriz de mais de 80 propostas de marcas e modelos de viaturas, com possibilidades variáveis de períodos de contrato. Nessa análise foi considerado o momento de incerteza fiscal por causa dos possíveis efeitos do WLTP.

“Trabalhamos com quase todos os grandes players do mercado, do leasing ao renting e, naturalmente, marcas automóveis. Foi um processo de seleção exaustivo e optámos pelo VWFS e pela Seat, para os modelos de passageiros, pois foram os que nos apresentaram melhores garantias e vantagens”, refere Luís Lobato.

Mesmo sendo a primeira vez que trabalha com o VWFS, o gestor garante ter sido “uma opção clara, baseada na proposta apresentada que oferece boas garantias de suporte à nossa atividade, que exige em termos de resposta níveis de serviço de referência. Ao mesmo tempo, a perspetiva de segurança e conforto está assegurada. Uma parceria que acreditamos que vai corresponder a todas as nossas necessidades”.

“Agora foram 140 viaturas. Para o ano serão 200 a terminar contrato, mais de três quartos da nossa frota. E quando tivermos o quadro local completamente claro no que aos custos diz respeito, faremos nova consulta ao mercado”, conclui.

Negócio com o VWFS mereceu aprovação da holding

Luís Lobato utiliza os acordos internacionais que a Randstad Global estabeleceu com marcas automóveis e locadoras para negociar quando vai ao mercado, mas sem considerar que isso seja uma limitação ao melhor acordo que pretende obter.

“Temos acordos internacionais que somos obrigados a respeitar, dos quais o VWFS não faz parte. Mas fizemos uma consulta aberta ao mercado, cumprindo na íntegra as ‘guidelines’ que nos são impostas, e concluímos que tínhamos um fornecedor com uma proposta mais competitiva, em todos os aspetos, face às que foram negociadas a nível internacional. Fizemos um pedido especial à Randstad Global, justificando com o facto de ser a que nos dava as melhores indicações quer ao nível de resposta, quer ao nível de serviço, e recebemos uma resposta positiva! ”Estas 140 viaturas, contratada ao VWFS por prazos de 12 e 18 meses, incluem todos os serviços e ainda seguro de recondicionamento.

“Quando vamos ao mercado negociamos um produto chave na mão, ou seja, não queremos ter preocupações com serviços complementares de retalho. Queremos flexibilidade total, porque cria conforto a quem faz a gestão operacional da frota saber que tem sempre alguém a acompanhar os condutores. Por isso, também inclui viatura de substituição para garantir sempre a mobilidade dos utilizadores no caso de a viatura ficar parada por algum motivo ou ter de ir à oficina… sem custos adicionais para a Randstad. Este é um dos nossos requisitos, franquia o menos possível, produto chave na mão! Incluímos também seguro de recondicionamento”.

II Parte: Como a Randstad organizou a sua frota para se precaver de imprevistos

B.I. da frota:

  • Dimensão da Frota: cerca de 250 viaturas.
  • Caracterização: Multimarca respondendo às exigências e necessidades dos clientes internos. Tipologias diversificadas, desde utilitários a um autocarro de 27 lugares. predominância de ligeiros de passageiros.
  • Modelo de aquisição: a maioria em AOV. Utilização intensiva do rent-a-car (podendo chegar aos 500 alugueres diários durante o ano).
  • Prazos de contratação: de 1 a 4 anos, dependendo do cliente/utilizador.
  • Equipamento: o necessário para proporcionar uma condução segura e confortável para o utilizador, sendo indispensável o sistema de climatização, navegação e sistema mãos- livres.
  • Georeferenciação ou controlo/gestão da frota instalados nas viaturas: Não, considerando o novo regulamento de dados pessoais (RGPD) que ainda apresenta algumas dúvidas sobre os dados recolhidos e a sua utilização.