A frota do Grupo ISS é composta atualmente por cerca de 150 viaturas: 74% correspondem a modelos comerciais e/ou mercadorias, os restantes são versões de passageiros.
A ISS prevê renovar cerca de metade do parque em 2015. Este ano há novas regras que alinham com o modelo internacional, mas a política de frota é definida a nível local
Há cinco anos dedicada a gerir o parque automóvel da delegação em Portugal, Ana Sofia Paiva explica que as instruções do grupo ISS a nível internacional indicam a contratação da empresa gestora só após negociação com os representantes da marca.
“Atualmente contratamos o pacote completo de serviços com as gestoras de frota, com exceção da gestão do combustível, uma vez que no passado tivemos algumas situações menos positivas associadas a estes serviços. Por isso optámos por geri-los de forma independente, o que nos permitiu otimizar o consumo nos últimos anos”.
Outra razão prende-se com a própria evolução das empresas fornecedoras de combustível. “Desenvolveram os seus serviços para o segmento “corporate” e criaram diversas ferramentas à disposição das empresas que permitem tornar mais eficiente a gestão das frotas. Nomeadamente, através do estabelecimento de plafonds, análise completa da atividade do cartão de combustível por condutor e pedido, alteração ou cancelamento de cartões online”, explica a gestora de frota.
A questão dos consumos e a redução das emissões é mesmo uma das grandes preocupações da empresa.
“Para além do valor das rendas praticadas, os consumos e as emissões de CO2 são variáveis que têm impacto direto na nossa decisão de escolha. Estamos permanentemente a procurar reduzir a nossa ‘pegada ecológica’, daí que estejamos a estudar, dentro das condicionantes da nossa atividade, a possibilidade de introduzir viaturas elétricas já em 2015. Fiscalmente são uma solução muito interessante e apresentam custos mais baixos de utilização e manutenção”.
Critérios da renovação da frota
Até ao ano passado, o processo de renovação e negociação de viaturas era efetuado consoante necessidades associadas aos serviços de um novo cliente, após o final do prazo dos contratos ou quando se verificassem excessos de quilometragem e sempre que houvesse necessidade de ajustes de segmentos em algumas áreas de negócio.
Em 2015, seguindo um modelo adotado por outras empresas do Grupo ISS a nível internacional, o processo de renovação e negociação passou a ser realizado semestralmente junto dos representantes das marcas e das gestoras de frota, tendo por base as necessidades estimadas de viaturas do semestre seguinte. “Deste modo, assumimos claramente que queremos estabelecer uma relação de parceria, o que se reflete positivamente nos preços negociados e nos serviços oferecidos pelos parceiros”, assevera Ana Sofia Paiva, gestora de frota desta empresa centenária, atualmente um dos líderes no mercado de serviços de outsourcing para empresas de variados ramos de atividade.
“A idade média da frota é de 4 anos. Os segmentos B e LCV B totalizam cerca de 51% das viaturas. Por sua vez os segmentos LCV A e LCV D têm um peso de cerca de 15% cada”.
A regra é o regime de aluguer operacional com uma duração de 48 meses e uma quilometragem média de 120.000 Kms.
“Poderão existir situações que divergem do acima referido, mas são casos pontuais e derivam das necessidades do negócio”, explica Ana Sofia Paiva.
A escolha do aluguer operacional permite à ISS renovar a frota automóvel sem grande investimento inicial e, sobretudo, evitar as questões associadas à gestão das viaturas no final de vida útil, garante a responsável de frota do grupo.
“Adicionalmente, os serviços atualmente oferecidos pelas gestoras de frota permitem-nos libertar recursos administrativos e ainda limitar flutuações de gastos, transformando custos variáveis tais como, manutenção, pneus, veículo de substituição e seguros, em custos fixos.”
Maioritariamente a gasóleo, o ar condicionado e sistema de mãos livres “Bluetooth são prioritários em todas as viaturas. Que são todas de cor branca por questões de “branding”.
Geograficamente, a frota encontra-se distribuída pelas diversas delegações da ISS, incluindo Madeira e dos Açores. No entanto, cerca de 85% do parque está concentrado em Lisboa e na zona norte.
Frota da ISS ajustada à realidade portuguesa
“No que respeita à política de frota, evidentemente que tentamos alinhar-nos com as recomendações que nos são dadas a nível internacional mas, com exceção de questões relacionadas com o “branding”, a política de frota é definida a nível local. É que as especificidades do mercado português dificultam o replicar de modelos de outros países”, conclui.
Uma dessas particularidades foi precisamente o agravamento significativo das taxas de tributação autónoma, que obrigou a reformular a política de frota através da redução da versão e segmento das viaturas.
“No entanto, uma parte significativa da frota ainda tinha contratos em curso, pelo que o principal impacto apenas se fará sentir com a renovação destes contratos e se até lá não existirem novas alterações legislativas”, lamenta.
Apesar da gestão ser sempre efetuada numa base de ponderação e limitação de custos, a tributação é sempre uma das variáveis mais difícil de controlar: “as alterações sucedem-se anualmente, enquanto os períodos de contratação dos veículos são superiores”.
Recondicionamento e car policy
Outra variável que se reflete nos custos e com implicações diretas nos custos de recondicionamento é a correta utilização dos veículos.
“De modo a serem entregues dentro dos parâmetros aceites pela gestora de frota, antes da devolução fazemos a limpeza da carroçaria para ficar sem resíduos de cola das películas publicitárias”, explica.
“São sujeitas a uma inspeção rigorosa por um parceiro que efetua o levantamento de todos os danos e o próprio recondicionamento. Procedemos deste modo porque, por experiência, os valores cobrados pelas gestoras de frota são, por regra, superiores aos praticados por outras entidades. No entanto, para viaturas de segmentos superiores optámos por efetuar uma pré-inspeção de recondicionamento através da própria gestora de frota, indo ao encontro do que compensa realmente reparar ou substituir”.
Para reduzir surpresas e imprevistos há uma política de responsabilização da empresa que é comunicada aos colaboradores autorizados a conduzir viaturas.
“Dispomos de um manual de procedimentos do condutor que inclui um conjunto de diretivas relacionadas com a utilização da viatura ISS, mas é sempre realizada uma análise pontual de cada situação”, assevera Ana Sofia Paiva.
O mesmo acontece em relação ao equipamento. “É pensado sobretudo para o conforto e segurança dos colaboradores. Mas sempre que tal seja possível procuramos incluir tecnologia que ajude à diminuição de comportamentos que possam gerar processos de contraordenação, uma vez que os custos financeiros e administrativos que lhes estão associados são significativos.”
