O XRP Pool é uma aplicação para gerir veículos em utilização partilhada. Mas este programa da Escrita Digital é complementado também com a oferta do XRP Gestão de Frota para lidar com a informação da frota da empresa
Há nove anos que a Escrita Digital tem acompanhado o conceito de Car-sharing da Portugal Telecom. São anos de experiência que fazem com que a empresa com sede perto do Marquês de Pombal, em Lisboa, apresente uma solução para gerir o parque de viaturas partilhadas já amadurecida. Embora tenha também uma aplicação para a gestão administrativa e financeira das frotas, é esta aplicação que faz a diferença na oferta desta empresa.
O XRP Pool permite gerir grupos de veículos em utilização partilhada. Car-sharing significa que um veículo em parque é utilizado por várias pessoas dentro da mesma empresa. Esta própria definição mostra como a gestão deste modelo se pode tornar complexa. É daqui que nasce esta aplicação, que gere todo o processo de requisição e afectação dos veículos. No fundo trata-se de criar um rent-a-car interno, onde se tenta que cada veículo seja aproveitado ao máximo.
“Mesmo com poucas viaturas, torna-se humanamente complicado gerir um sistema de car-sharing com métodos tradicionais. Por exemplo, nas empresas os custos são calculados no fim, mas no início importa gerir as autorizações. Se estamos a falar de uma ou duas autorizações o processo começa a tornar-se demasiado burocrático e às tantas torna-se inexequível”, Tiago Branco, gestor de produto da Escrita Digital.
O software permite gerir estas autorizações potencialmente em segundos. “Os gestores de frota são pessoas muito ocupadas e torna-se, por isso, muito complicado optimizar o seu tempo”, diz o gestor de produto.
No XRP Pool, o responsável operacional pela frota pode optar por ter a intervenção que queira. Pode atribuir o veículo que a pessoa pediu especificamente, mas também pode ser a aplicação a escolher automaticamente.
O utilizador começa por pedir uma viatura através do interface do WRP Pool. Aqui aparece-lhe, na versão experimental que a FLEET MAGAZINE experimentou, o tipo de viatura, a que pool e grupo pertence o carro e qual o motivo para solicitar o carro.
O pedido fica num estado a aguardar autorização ou, se o gestor pretender, a autorização é criada automaticamente conforme os parâmetros que forem definidos. Por exemplo, para todos os pedidos de um só dia e dentro do mesmo conselho que a empresa, o pedido pode ser aceite.
O utilizador pode ver em que estado está o seu pedido. Desde a Espera até Fechado, o utilizador é responsabilizado pelo seu próprio processo. O gestor autoriza. Assim que o faz, consegue saber o número de horas que o carro vai ser utilizado, o número de períodos e o valor calculado deste empréstimo, a partir do custo por período. Depois, escolhe-se o carro e o processo passa a levantamento. É possível imprimir uma guia de utilização para o carro que, no fundo, autoriza o condutor a utilizar aquela viatura. No final, inverte-se o processo e devolve-se o carro.
A viatura pode ser definida segundo algumas prioridades como, por exemplo, a que tem menos quilómetros. Neste exemplo, consegue-se optimizar a utilização da viatura e colocar aquela que tenha menos quilómetros a rodar.
Outra das vantagens deste sistema é o controlo dos carros em parque. Em utilização partilhada, é possível saber exactamente quem utilizou o carro e para que fins. Depois de entregar o carro, o utilizador tem que dizer quantos quilómetros andou, o que permite saber exactamente que quilometragem tem cada viatura a determinado momento.
Clientes como a Zon Multimedia, a Renault Portugal, a Eriksson e as câmaras municipais de Oeiras, Loures e Porto já utilizam este sistema. Mas, ainda assim, Tiago Branco diz que esta é uma solução complementar aos sistemas de localização de carros. E, para esta função, a Escrita Digital também tem uma solução.
O XRP é para gestão operacional e administrativa. “Questões simples, mas muito importantes para quem faz gestão de frotas, como quem anda com os carros e quantos quilómetros tem, gerir as manutenções, são geridas através deste sistema”, diz o gestor de produto. “Há sempre muitos dados e o gestor tem necessidade de ter uma ajuda”.
Outros níveis de controle que são possíveis com esta aplicação são os plafonds das portagens, das lavagens. Depois de parametrizados, o programa pode emitir alertas sempre que estes limites sejam ultrapassados.
O software XRP gere actualmente mais de 5.000 viaturas, das quais mais de um milhar é partilhada com a aplicação XRP Pool. As aplicações ficam disponíveis em ambiente Web e a empresa dá todo o apoio para a configuração inicial do programa. A aplicação pode ser integrada com outros sistemas, como o SAP, Oracle Finance, Navision, Primavera e PHC, além de todas as famílias de software XRP.