O dstgroup tem uma área de actuação muito diferenciada, que abrange desde a engenharia e construção, à presença em áreas do ambiente, das energias renováveis, das telecomunicações, do real estate e das ventures.
Daí uma frota automóvel tão diversificada que, entre ligeira e pesada, junto com as despesas com o equipamento, representam cerca de 30% dos custos da empresa.
Por isso a importância que assume o controlo atento desta despesa, conseguido através de uma gestão que passa pela racionalização dos recursos e pela fiscalização dos gastos.
Parte desse trabalho faz parte do projecto que André Gonçalves submeteu à avaliação do júri do Prémio Fleet Magazine para o melhor “Gestor de Frota” e com o qual venceu a edição de 2018.
Um projecto que foi sendo cimentado quando começou a trabalhar no dstgroup, em 2014, sem qualquer experiência anterior na área, hoje reflectido em poupanças importantes numa frota superior a meio milhar de unidades, a maioria de uso intensivo, que percorrem as diversas obras e actividades da empresa de norte a sul do país.
Como se estrutura o projecto que submeteu ao prémio, os objectivos pretendidos e os resultados que já obtiveram com a sua implementação?
Trata-se de um projecto que assenta em três pilares.
O primeiro utiliza a plataforma de gestão de frota Cartrack, que nos permite a monitorização diária das viaturas em tempo real e a análise semanal da sua actividade no que se refere, por exemplo, aos perfis de condução, nomeadamente excessos de velocidade, etc.
O segundo pilar corresponde à integração das plataformas existentes: o SAP como ferramenta de gestão, o Fuel Data que faz apenas a recolha dos dados dos abastecimentos internos (que exportamos posteriormente para o SAP) e a plataforma Galp Frota para gerir os abastecimentos externos. Isto permite-nos elaborar mapas mensais dos abastecimentos e consumos das viaturas, atuar rapidamente sobre consumos desviantes, quantificar tanto as poupanças como os desperdícios…
Por fim, temos a plataforma interna de carsharing. Foi desenvolvida internamente pela “innovationpoint”, uma empresa que também faz parte do dstgroup, e está activa desde outubro de 2017. Serve para estimular a partilha de viagens e de viaturas, quer ao serviço da empresa quer para a partilha de boleias nas deslocações casa-trabalho, por exemplo.
E quanto aos objectivos?
Resumidamente, queremos reduzir tanto o número total de viaturas, como, naturalmente, os custos de utilização, ao actuar sobre os consumos e sobre as despesas de manutenção.
Com ganhos não apenas ao nível ambiental como no domínio da sinistralidade, tendo em conta que nos permite observar atitudes desviantes (ver caixa com resumo dos ganhos obtidos).
Por partes: o que conseguem obter através do sistema da Cartrack? Trata-se de um dispositivo interno instalado em cada viatura?
Não há necessidade de ligação física do sistema Cartrack à viatura, uma vez que os dados são obtidos por georreferenciação. Mas estará nos planos a ligação “CAN-Bus” nas viaturas ligeiras, conforme já existe nos pesados.
O sistema actual permite-nos fazer uma gestão do risco, através da análise dos perfis de condução (acelerações, travagens, tempos ao ralenti, etc.), com emissão de alertas em tempo real, a identificação da presença da viatura em postos da Galp quando reabastecem e os condutores são alertados pelo equipamento (colocado na própria viatura) sempre que ultrapassam um patamar de velocidade pré-definido para cada viatura.
No caso dos pesados acrescentámos sistemas de assiduidade, análise dos tempos de inactividade e alertas de movimentação de equipamentos. Este último aspecto é relevante para minimizar furtos e recuperar viaturas ou equipamentos (por exemplo, geradores).
Partilham os dados com os colaboradores? Como é gerida a questão do RGPD?
Os colaboradores tomam conhecimento, consentem a monitorização das viaturas e são informados de que se destina apenas para efeitos de gestão eficiente, segurança rodoviária e para protecção da frota em possíveis casos de furto.
Monitorizamos apenas dados das viaturas e a nossa tarefa não incide no tratamento de dados pessoais, mas sim na óptica da utilização do equipamento. Além disso, a informação é acedida apenas por quem a trata e para o fim que trata, que é, como disse, apenas a gestão eficiente de frota e a prevenção de sinistralidade.
Nesse domínio, no da sinistralidade, promovem regularmente algum tipo de formação ou passa apenas pela sensibilização dos utilizadores?
Os nossos colaboradores são frequentemente sensibilizados para as questões de segurança rodoviária.
Além da informação no “Manual do Condutor”, desenvolvemos sensibilização direita e pessoal, relembrando as regras de ouro da condução eficiente.
Anualmente é efectuado um levantamento das necessidades de formação e, recentemente, através da Arval e com a Top Driving Solutions, desenvolveram-se acções de “Condução Eficiente”, no caso dos ligeiros e com a TecMinho, de “Condução Económica e Defensiva”, para os pesados.
O vosso “Manual do Condutor” é um documento muito informativo e directo e essa foi outra característica apreciada pelo júri que elegeu a candidatura do dstgroup. O André socorreu-se de outros exemplos, contou com algum apoio externo?…
O documento foi desenvolvido internamente com o apoio de vários departamentos do dstgroup: Manutenção, Logística, Segurança e Comunicação.
Ou seja, resultou de um trabalho de equipa que permitiu obter um documento único e que é comum a todo o tipo de viaturas e de equipamentos.
A opinião do júri realçou também como positivo a vontade de engajamento de todos os utilizadores. Mas uma vez que o estímulo à partilha passou por retirar viaturas atribuídas, como é que isso aconteceu?
No início reunimos com os responsáveis de cada departamento para apurar a taxa de utilização das viaturas, de forma a decidir a possibilidade de as rentabilizar através da plataforma de carsharing.
Algumas viaturas passaram a estar disponíveis para partilha por empresa e não por departamento, como anteriormente acontecia.
É o caso muito concreto do Renault Zoe e do smart fortwo, que passaram a ser partilhados por vários departamentos sediados nos escritórios centrais.
As novas contratações já decorrem em regime de partilha, ou seja, em algumas funções já não é atribuída automaticamente uma viatura ao colaborador.
Criaram algum tipo de estímulo à utilização da plataforma de carsharing?
Criámos um prémio monetário para os utilizadores que efectuarem mais quilómetros mensais através da plataforma e que é metade da poupança que essa utilização gerou para a empresa.
Ao utilizarem a plataforma, os colaboradores consentem a utilização dos dados das viagens, contudo não são divulgados publicamente. Nem o prémio que é directamente articulado entre o nosso departamento e o de Recursos Humanos.
Tendo como missão “construir projetos empresariais sustentáveis que acrescentem valor para a comunidade”, o lema do dstgroup é ter “uma cultura de construção que constrói cultura”. A visão do grupo é “construir com arte e engenho para ficarmos na história como os empreendedores ‘renascentistas’ do séc. XXI”, concretiza André Gonçalves, gestor da frota automóvel do grupo nortenho.
Daí a promoção de apoio às artes: é mecenas no Theatro Circo em Braga, criador do Grande Prémio de Literatura dst há 24 anos (disponibilizam o regulamento, recebem os livros, têm um júri que decide o vencedor e promovem uma gala de entrega do prémio, no valor de 15 mil euros) e também o Prémio de Fotografia Emergentes dst era promovido pelo grupo. Existem diversos géneros de obras artísticas espalhados pelo complexo que estimulam o envolvimento dos próprios colaboradores no projeto.
