Mais do que gerir ou administrar as entradas e saídas de carros de uma empresa, a gestão de frota implica trabalhar com pessoas e suas diferentes sensibilidades e, cada vez mais, saber lidar com dados e por consequência rentabilizar a informação recolhida.
As funções do/a gestor/a de frota são por isso bastante abrangentes, e dificilmente atua sozinho/a, estando muitas vezes dependente de outros departamentos, como é o caso da articulação com os recursos humanos da empresa para a definição da política de frota e de atribuição de viatura.
Trabalhar em antecipação às necessidades da empresa, estar informado acerca de tudo o o que se passa no mercado automóvel (sua oferta e tendências) e estar sempre atualizado relativamente às soluções e ferramentas tecnológicas de controlo e facilitação de mobilidade a aplicar na empresa são requisitos fundamentais de um gestor de frota.
Ainda assim e antes disso, há um conjunto de regras básicas pelas quais se deve orientar que tornarão a gestão de frota da sua empresa muito mais fácil e eficiente.
As melhores práticas de gestão de frota
- Selecionar os melhores modelos de aquisição (sejam eles aquisição direta, renting ou leasing) e os veículos não apenas em função dos custos primários ou rendas, mas também considerando fatores de assistência, segurança, eficiência, fiabilidade e previsão de revenda, em caso de aquisição direta;
- Manter um foco constante nos custos de utilização, promovendo práticas de condução mais seguras e eficientes, negociando contratos de combustível ou tarifários de carregamento elétrico e planos de assistência e seguros, por exemplo;
- Reunir e manter atualizado o maior conjunto de dados sobre as viaturas e utilizadores. Conhecer a frota é importante, mas conhecer quem a conduz é ainda mais. Estes dados vão revelar-se úteis em cada avaliação que tiver de fazer e para sustentar futuras decisões que venham a impactar a mobilidade da empresa;
- Manter uma frota flexível para que possa ajustá-la rapidamente em função das necessidades da empresa, assim como adaptá-la a variações fiscais, exigências ambientais ou ciclos económicos adversos;
- Antecipar e extinguir conflitos que, de algum modo, possam refletir-se sobre a utilização do veículo. Deve também assegurar a satisfação do utilizador em relação à viatura que lhe foi atribuída: é necessário manter nivelada a oferta de viatura para escalões de responsabilidade profissional equiparáveis;
- Manter o condutor seguro, formado e informado, estimulando e corresponsabilizando-o na operacionalidade e eficiência da frota. Os riscos traumáticos, o absentismo resultante de um acidente, a imobilização forçada de máquinas e outras consequências podem prolongar-se no tempo das organizações e, no limite, produzir até efeitos nefastos para a sua imagem junto dos consumidores;
- Estimular boas práticas de Segurança Rodoviária, com o propósito de reduzir e mesmo criar condições para que não ocorram mortes ou ferimentos graves resultantes de acidentes. Tal reduzirá custos económicos ou outras perdas de valor para a empresa, melhorando simultaneamente a produtividade e a rentabilidade do negócio, sempre com garantias de máxima segurança para os colaboradores;
- Sensibilizar para a Responsabilidade Social Corporativa, adotando o espírito de responsabilidade compartilhada entre os diversos intervenientes do sistema rodoviário;
- Ser imparcial e inflexível, sem perder de vista as necessidades de negócio e o rumo da empresa;
- Dialogar e promover uma boa relação com todos os departamentos, em especial com o dos recursos humanos e o departamento jurídico, garantindo que estes sejam capazes de oferecer uma resposta rápida ou contribuírem mesmo para a tomada de decisões;
- Manter-se informado quanto a novas soluções e/ou serviços. Só avançar depois de se certificar que reúne todas as condições para o fazer, nomeadamente legais;
- Antecipar e estimular novas soluções de mobilidade, mais económicas e ambientalmente sustentáveis, nomeadamente promovendo a partilha de viatura ou a utilização de outros meios de transporte.
