A OCP Portugal é um distribuidor grossista de produtos farmacêuticos, com cobertura nacional. A sua frota é composta por 80 viaturas, das quais 50 são de viaturas ligeiras de mercadorias e é nesses que o gestor de frota da empresa, Bruno Matos, tem que fazer uma gestão mais apurada. O serviço que a empresa presta às farmácias clientes depende muito da operacionalidade da frota.
“O maior desafio de um gestor de frota é ter tudo organizado e a funcionar em pleno. Neste mercado específico, a fiabilidade da frota e a sua adequação aos requisitos do serviço são condições essenciais para o bom desempenho da empresa. Não podemos ter reclamações dos clientes”, diz.
A forma como contrata os veículos de passageiros e os de mercadorias é diferenciada. Se, nos primeiros, o contrato é sempre de 48 meses, com a quilometragem adaptada às zonas onde se exerce a atividade de cada colaborador, já nos ligeiros de mercadorias, atendendo à quilometragem mensal prevista, a qual também depende da afectação a “voltas de cidade” ou “voltas longas”, fixa-se a quilometragem no máximo de 200 mil quilómetros, sendo o prazo ajustado em consonância.
Esta estratégia de manter prazos fixos para os ligeiros de passageiros e quilometragem para os de mercadorias tem como objectivo a rentabilização máxima da utilização das viaturas, reduzindo assim os custos.
A OCP sabe que os quilómetros percorridos por cada viatura são muito variáveis, dependendo da fatores como a zona geográfica onde opera ou o cargo associado. Daí que seja muito importante não ultrapassar os desvios de quilómetros admissíveis, para que não existam custos extra-contratuais.
“Atuamos desta forma para rentabilizar ao máximo os carros e conseguir o menor valor possível de renda”, diz Bruno Matos.
Mensalmente é feito um acompanhamento da evolução dos custos associados à frota, identificando assim eventuais desvios do budget, assim como o controlo dos consumos de combustível, desvio de quilometragem e taxa de sinistralidade, para que possam atuar eficazmente.
“Com uma gestora para cada um destes grupos de viaturas, temos sempre uma segunda opção que privilegia a negociação”, diz Bruno Matos. A OCP contrata todos os serviços do aluguer operacional. A empresa tem consciência de que poderia ficar mais barato não contratar alguns dos serviços, como pneus e seguros. “Fazendo o trade-off, concluímos que a melhor opção era ter os serviços incluídos no renting”, diz.
A empresa optou então por ter os serviços no maior nível de prestação. A substituição de pneus, por exemplo, é agora ilimitada.
TCO e nível de serviço
O critério principal de escolha das viaturas são os custos totais de utilização (TCO). Nos veículos de passageiros, a OCP procura o melhor compromisso entre a fiabilidade e a segurança. Nas mercadorias, além dos mencionados existe ainda um grande enfoque na capacidade de carga e na rede do pós-venda.
O nível de serviço também é importante. Tratando-se de uma atividade onde o tempo é tudo, a proximidade do pós-venda com os sete armazéns espalhados por todo o país torna-se fundamental. Bruno Matos diz mesmo que a OCP opta por não ter uma pool de reserva. Prefere apostar, tal como noutros serviços já invocados, no maior nível de serviço que poderá ter nessa rubrica. E, assim, tem as viaturas de substituição ilimitadas.
Nos veículos de passageiros, a atribuição é feita a partir de um budget por viatura e depois criado um segmento standart para cada categoria profissional. No final, é o departamento de gestão de frotas em conjunto com a direção que escolhe anualmente a viatura para cada categoria.
Apesar de ter já 55% da distribuição em outsourcing, e tendencialmente para ser mais, significando menos frota, a OCP tem conseguido aguentar a estrutura de custos relacionada com as suas viaturas. As rendas têm-se mantido. Relativamente aos custos de recondicionamento, diminuíram mais de 50% com a parceria estratégica criada com uma empresa da especialidade, sendo atualmente todas as viaturas entregues às gestoras sem qualquer débito adicional.
A OCP vai continuar na senda da otimização da sua frota. O apoio das gestoras é fundamental. “O serviço tem vindo a melhorar e que atualmente é de excelência”, diz o gestor de frota.