A função de um gestor de frota é tipicamente desvalorizada pelo sector empresarial e é descrita, de uma forma banal e simplificada, como o gestor dos veículos da empresa. No entanto, é uma função muito mais complexa.

O gestor de frota tem de ter uma enorme capacidade de negociação, de gestão financeira, planeamento, organização, foco em resultados, liderança, conhecimento do mercado (novidades e tendências) e das alterações legislativas. Tem de gerir o seu Cliente Interno, percebendo as necessidades de cada equipa da sua empresa.

Só assim poderá desenvolver eficazmente uma política de frota adequada às suas necessidades, cumprindo a legislação, nomeadamente a parte fiscal, o que irá certamente resultar em poupanças significativas para a sua empresa.

Se fosse possível descrever o dia-a-dia de um gestor de frota num único adjetivo seria, certamente, dinâmico.

O dia-a-dia de um gestor de frota é planeado com rigor, pois tem diversas tarefas distintas a executar, sejam estratégicas, de gestão ou meramente administrativas. No entanto, são raros os dias em que consegue cumprir o referido planeamento. Estamos a gerir máquinas que circulam diariamente nas ruas e, por isso, haverá sempre situações que carecem da rápida intervenção do gestor: um pneu furado, um veículo avariado, um sinistro, ou até uma simples manutenção preventiva para a qual a Locadora não transmitiu atempadamente a devida autorização à oficina.

Tipicamente, o dia de trabalho de um gestor de frota começa ainda à porta de casa, quando aproveita a deslocação para o escritório para contactar o seu Cliente Interno, um fornecedor ou um parceiro.

Já no escritório, o gestor inicia o seu trabalho cumprindo o planeamento do dia. Por exemplo:

  • Necessidade de alocação de um veículo, seja por uma admissão ou por uma deslocação espontânea, tarefa para a qual é necessário garantir o devido levantamento de danos, a entrega de cartão de combustível e Via Verde, previamente produzidos e programados;
  • Controlo de consumos de combustível e de Via Verde;
  • Registo e respostas às notificações das autoridades (coimas);
  • Reuniões com Locadoras, Importadores de Viaturas, Concessões e Oficinas;
  • Reuniões internas;
  • Negociação de viaturas (Concessão, Locadora e Cliente Interno);
  • Acompanhamento de processos de sinistros;
  • Acompanhamento de imobilizações por avarias, gerindo reclamações do nosso Cliente Interno, por ineficiência das oficinas indicadas pelas Locadoras;
  • Registo de informação de frota nos sistemas internos, que será utilizada pela Contabilidade para apuramento de impostos e alocação de custos às diversas áreas da empresa;
  • Análise de quilómetros percorridos;
  • Análise de contratos de renting em vigor (ajuste de km, prolongamentos);
  • Agendar a entrega de novas viaturas;
  • Produção e programação de cartões de combustível e identificadores de Via Verde;
  • Preparar devolução de viaturas com levantamento de danos existentes e agendar a reparação dos mesmos junto de oficinas parceiras;
  • Agendar a devolução de viaturas junto das Locadoras;
  • Análise de relatórios de recondicionamento das viaturas devolvidas;
  • Aprovação de faturas;
  • Preparação de relatórios associados à frota.

E o dia de trabalho de um gestor de frota termina, invariavelmente, à porta de casa, a terminar mais uma chamada telefónica, eventualmente a alinhar detalhes para uma árdua negociação de veículos.

Um gestor de frota nunca tem um dia de trabalho igual e, todos os dias, existem novas experiências que nos tornam mais resilientes e adaptados a todas as realidades. É claramente um trabalho estratégico e importante para as organizações, seja pelo impacto na redução de custos ou parque, em Portugal, a frota automóvel é muitas vezes utilizada como fator diferencial na contratação ou na retenção de talento.

É uma profissão que requer dedicação e um sentimento especial pelas nossas máquinas.