O JAT Fleet Management é o novo serviço de gestão de frota desenvolvido pela Orbcom. A possibilidade de configurar notificações automáticas, o circuito de aprovação de serviços e as ferramentas avançadas de análise de dados, permitem o controlo total de todos os custos, serviços e contratos.

Funcionalidade

  • Assente em cloud e flexível, na criação de um número ilimitado de utilizadores, definição de permissões e alertas;
  • Dashboard: com contadores e gráficos com métricas relevantes. Estes dados podem ser exportados em vários formatos;
  • Eventos: registo e análise de eventos que se considere relevante monitorizar. É permitido definir campos de preenchimento obrigatório e criar um fluxo de aprovação associado;
  • Fluxo de Aprovação: associar a cada tipo de evento um fluxo de aprovação com até dois níveis;
  • Controlo de custos: podem ser adicionados à plataforma através de upload de um ficheiro excel, ou manualmente. A informação pode ser exportada;
  • Viaturas: área destinada à adição e consulta de informação geral sobre cada viatura/histórico de contratos e seguros, custos, eventos e documentos. O utilizador pode ainda conhecer algum desvio do budget mensal associado ao combustível e portagens;
  • Alertas: permite criar planos de alertas específicos, com destinatários específicos;
  • Indicadores: ferramentas de tomada de decisão;
  • Calculador de TCO: para saber o custo real da viatura, com base na aplicação da taxa de Tributação Autónoma;
  • Analisador de km: para prever a quilometragem final de cada viatura no final do contrato vigente;
  • Reporting de custos: permite analisar todos os custos da frota, por determinado centro de custo ou por tipo de viatura;
  • Backoffice: para ajustar todas as configurações disponíveis à realidade de cada frota.

Grau de integração da solução com outros sistemas

  • Permite adicionar custos de portagens, através do upload do ficheiro excel disponibilizado pela Via Verde;
  • Permite visualizar os custos de combustível associados a um determinado cartão de frota;
  • A integração com sistemas externos é possível através do desenvolvimento de mecanismos específicos na plataforma.

Possibilidades de personalização/ajustamento

  • Por utilizador, é possível definir a empresa, a delegação/filial (caso exista), o departamento, o centro de custo e as respetivas permissões, consoante o tipo de função que desempenha;
  • Podem adicionar-se várias delegações da empresa, bem como empresas externas;
  • É possível definir os tipos de viaturas existentes em cada organização e, para auxiliar a monitorização de custos, podem segmentar-se as viaturas por centro de custo;
  • Facilita a adição de diferentes tipos de eventos que o utilizador pretende monitorizar e se estão sujeitos a algum tipo de aprovação.

Uso de telemetria

Quando se pretende tirar partido dos mecanismos de controlo automático, nomeadamente quilometragem, médias de consumo ou estado da viatura, através de alertas emitidos (estado dos travões, nível do óleo, líquido do pára-brisas, entre outros).

Mesmo sem a sua utilização, a solução permite adicionar dados específicos que vão alimentar certas áreas da plataforma, disponibilizando indicadores relevantes.

https://fleetmagazine.pt/2020/04/16/jat-fleet-management/

Tratamento de dados no âmbito do RGPD

Os dados podem ser extraídos através de métodos controlados, incluindo relatórios e exportação de dados mestre. Todos os dados sensíveis, como nomes, emails, entre outros, inseridos na plataforma, são automaticamente encriptados, garantindo a anonimização dos dados. Os dados de utilizador podem ser completamente removidos.

É possível definir permissões de acesso à informação para cada utilizador ou grupo de utilizadores, limitando e monitorizando a atividade de cada utilizador nos últimos seis meses.

Toda a informação é protegida, através do próprio alojamento da informação, da replicação, backup de dados e planeamento de recuperação de desastres, da criptografia dos dados, deteção de ameaças, permissões de identidade, autenticação de utilizador e de passwords.

Sistema de gestão de pool/partilha de veículos ou outros de mobilidade

No tipo de utilização da viatura está contemplada a opção “pool”, que permite o agendamento da utilização da viatura por determinados utilizadores.

Sistema de gestão de obrigações fiscais e/ou enquadramento contabilístico das despesas com as viaturas enquadradas por regime de Tributação Autónoma

O Calculador de TCO disponibiliza um gráfico que permite verificar todas as despesas incluídas na análise e qual a percentagem que representam em relação ao valor total. Inclui cálculo do TCO com base no valor da taxa de TA.

Acesso do utilizador da viatura a algumas funções

É possível definir o que cada utilizador vê edita e elimina em relação a:

  • Detalhes da viatura: poder ver e/ou inserir informação relacionada com a viatura, seguradora, contratos, visualizar e adicionar documentos;
  • Ver e/ou adicionar custos de combustível e portagens;
  • Eventos: consultar e/ou editar os eventos associados a viaturas e o seu fluxo de aprovação;
  • Ver possíveis desvios de budgets de portagens e combustível;
  • Criar alertas: por exemplo, caso pretenda informar o condutor de um serviço de manutenção, o gestor de frota pode criar um alerta que o notifica através de uma mensagem na plataforma e email.

Formação e serviço de apoio ao cliente

A Orbcom disponibiliza uma formação inicial a todos os novos clientes, de forma a facilitar a integração da plataforma na organização e uma equipa de suporte disponível.