Querem-se interativas, moldáveis à atividade da empresa, ao destino de cada viatura e ao nível de informação obtida de cada utilizador. Com ‘dashboard’ de métricas configuráveis, acessível a partir de qualquer lugar, seja por suporte fixo ou móvel. Num tempo em que o trabalho remoto ganha força, ditando o controlo à distância dos meios da empresa, a tecnologia de gestão de frotas adquire importância acrescida para impedir derrapagens de custos e desenhar o futuro da mobilidade

Para que qualquer modelo de trabalho remoto ou até mesmo semipresencial tenha sucesso, a digitalização das empresas é essencial. A comunicação telefónica ou a troca de mensagens (incluindo emails) podem ser suficientes até determinado ponto. Porém, perante um projeto que envolve várias pessoas em lugares distintos, torna-se essencial encontrar soluções de comunicação mais eficientes.

Enquanto algumas ferramentas digitais (software) de gestão de projetos permitem atualizar e acompanhar a progressão dos trabalhos, outras possibilitam a realização de reuniões através de videoconferência, o que facilita a partilha de ideias, a troca de informação e até de documentos, contribuindo para uma noção de proximidade relativa.

https://fleetmagazine.pt/2020/02/24/como-atua-um-gestor-de-frota/

Mas no que diz respeito às equipas móveis, as soluções de localização e gestão de frotas por GPS são a ferramenta mais eficaz para monitorizar a atividade e performance das viaturas e dos seus utilizadores à distância. Não sendo uma novidade, esta tecnologia, desde que devidamente enquadrada pelo regime legal de proteção de dados (RGPD), é um importante contributo para o acompanhamento eficaz das viaturas, dos utilizadores ou das equipas, nomeadamente em áreas como:

  • Gestão dos custos operacionais (incluindo gastos com o combustível);
  • Organização logística e eventual delegação de tarefas;
  • Medição da produtividade das equipas;
  • Maior controlo da manutenção das viaturas, essencial para precaver os tempos de imobilização do veículo;
  • Modelo de condução e reflexos sobre a sinistralidade;
  • Segurança anti-furto.

Menos contacto pessoal

Numa fase em que a COVID-19 impôs acertos na forma de trabalhar e de viver, a tecnologia permitiu também que muitas empresas mantivessem a continuidade segura de alguns serviços, sobretudo quando se tornou necessário reduzir ou eliminar o contacto presencial com os motoristas.

Assim é com as equipas móveis ou de distribuição, tanto na organização das visitas aos clientes, com os técnicos a acederem aos serviços atribuídos a partir de aplicações móveis, como a obter, pela mesma via, os comprovativos da sua realização incluindo a assinatura do cliente.

Por outro lado, a integração de soluções de gestão de cartões de combustível ou de sistemas automáticos de pagamento de portagens, além de permitirem um controlo mais assertivo destes encargos, facilitam o trabalho burocrático de conferência de faturas.

Alertas permitem antecipar ações

A forma como cada um dos colaboradores conduz e faz uso do automóvel é um dos temas mais difíceis de lidar por qualquer gestor de frota. O ideal seria que cada um dos motoristas estivesse consciente de quais as áreas a melhorar – e daí a necessidade de formação, quer quanto ao modelo mais correto de condução, como no que respeita à consciencialização individual dos custos e dos riscos de determinadas posturas ao volante – sem necessidade da intervenção assídua do responsável pela gestão de frotas.

Logo, também numa perspetiva da segurança rodoviária, a tecnologia desempenha um papel essencial, dado que é capaz de monitorizar e alertar para situações como excesso de velocidade, acelerações e travagens bruscas, dando indicações para os responsáveis de frota poderem sensibilizar os motoristas, de forma mais assertiva, para a importância de adotar hábitos de condução seguros.

Também é possível equipar o veículo com sistemas que podem contribuir para antecipar riscos, como um alerta sonoro para alertar o motorista sempre que excede a velocidade, por exemplo, ou até instalar aplicações que identificam e caracterizam o estilo de condução e fornecem indicações quanto à forma de a tornar mais eficiente e segura.

Ou ainda com tecnologia geofence, que emite alertas ou desencadeia alguma ação sempre que o veículo entra ou sai de uma determinada área ou ultrapassa pontos pré-determinados.

https://fleetmagazine.pt/2020/10/13/porque-devo-ter-um-cartao-de-frota/

Planeamento

A implementação de planos de manutenção eficazes e a gestão dos custos associados as viaturas são exigências de um responsável pela gestão de frotas. Mas, fazê-lo com equipas móveis que se deslocam com frequência e sem estacionamento certo em instalações da empresa, torna esta tarefa ainda mais complicada. E quando o próprio gestor de frotas se encontra em trabalho remoto, imagine-se a dificuldade de conjugar horários e disponibilidades.

Neste aspeto, a possibilidade de interação entre o utilizador da viatura e o seu responsável ajuda a garantir que tarefas rotineiras possam ser planeadas sem a presença física do gestor, nomeadamente a partilha de informações sobre o estado da viatura e posterior encaminhamento para ações relevantes como a troca de pneus ou deslocações à oficina.

Já alertas automáticos para revisões preditivas, obrigações fiscais, renovações de equipamento de segurança a bordo (extintores, por exemplo), pagamento de seguros e inspeções periódicas obrigatórias podem ser estabelecidos com base na data de registo individual e no número de quilómetros da viatura.

Uma gestão integrada antecipa a mobilidade de amanhã

Soluções completas produzem relatórios robustos e pormenorizados. As informações recolhidas podem fornecer uma visão global ou segmentada por departamento, tipo de viatura, serviço ou rota, por exemplo. Sendo essenciais ao bom funcionamento do veículo, o tratamento destes dados pode também facultar pistas importantes sobre a competência do veículo para a função que lhe é exigida, conseguindo assim ajudar a decidir sobre o tipo de modelo mais indicado no momento da renovação da frota.

Por exemplo, esta análise ao modelo de utilização de determinado veículo, nomeadamente rotas, tempos de condução e de imobilização, torna-se essencial quando se equaciona a transição para a mobilidade elétrica, para evitar colocar em causa a sua própria operacionalidade.

https://fleetmagazine.pt/2020/02/18/a-adene-agencia-para-a-energia-promove-o-move/

O que alguns sistemas TAMBÉM permitem:

  • Gestão de contratos de financiamento da viatura;
  • Gestão de encargos fiscais, nomeadamente relacionados com Tributação Autónoma;
  • Planeamento de rotas em função do tráfego previsto ou do historial de rotinas de serviços;
  • Imobilização remota da viatura;
  • Tratamento de processos por infração rodoviária;
  • Inserção de danos e ocorrências na viatura para aferição, das condições de segurança, operacionalidade e desvalorização do veículo;
  • Leitura remota das condições da viatura, nomeadamente níveis de combustível/carga da bateria, AdBlue, líquido lubrificante, etc., e leitura de avisos de danos/avarias espelhados no painel de bordo do veículo;
  • Alerta remoto para excesso de horas de condução, acondicionamento deficiente da carga (por exemplo, excesso de peso ou temperatura imprópria;
  • Gestão do uso de veículos partilhados.