A FLEET MAGAZINE falou com alguns responsáveis pela gestão da frota na empresa para tentar compreender o que faz um gestor de frota. Rui Rangel, da Rangel Expresso, Isabel Fontes, da Sonae Indústria, Luís Preto, da Siemens, Hélia Amarante, da Central de Cervejas e Fátima Malaquias, da Schindler acederam a responder algumas questões sobre o assunto.
O tempo que estas pessoas gastam com a frota está relacionado com o nível de dedicação que têm com o parque automóvel das suas empresas. Nenhum deles tem como funções exclusivas a gestão da frota e também quase nenhum trabalha sozinho os carros da empresa.
Na Rangel Expresso, a parte operacional, como gestão de acidentes e manutenção, revisões e pneus fica a cargo do departamento operacional, onde existe uma pessoa em Lisboa (António Pinto)e outra no Porto (André Soares). Rui Rangel, como director financeiro da empresa de transportes, trata das aquisições e gestão dos contratos.
Na Siemens, a função de gestor de frota é acumulada com as demais actividades do Supply Chain Management, o departamento onde Luís Preto está inserido. As suas competências passam pela assessoria da direcção da empresa na definição da estratégia de composição da frota. “Para tal”, explica Luís Preto, “é necessário analisar a informação de gestão (indicadores de performance da frota e análise dos desvios), consultar o mercado (designadamente fabricantes automóveis, empresas de AOV e de combustíveis) e as diversas soluções disponíveis”. Este profissional é ainda responsável pela gestão integral de processos e fornecedores, desde a colocação da encomenda à facturação e conta corrente dos fornecedores. A gestão operacional é partilhada entre o gestor de frota, os vários fleet coordinators das diversas áreas de negócio da Siemens e pela locadora.
Hélia Amarante acumula a função de gestor de frota com outras funções na Central de Cervejas, uma vez que é responsável por coordenar e controlar a área de Serviços Gerais da Empresa que gere serviços comuns (como a gestão administrativa e logística das instalações) para as diversas áreas da empresa.
Das suas competências, faz parte colaborar na definição das regras e funcionamentos da frota, controlar o cumprimento dos procedimentos, colaborar na definição dos modelos da frota e acompanhar a evolução da frota e o comportamento das viaturas que estão a ser utilizadas. Na Central de Cervejas, existe ainda mais uma pessoa que colabora no controlo da frota e que está inserida dentro da área de Serviços Gerais.
Na Schindler, trabalha-se em equipa. “Uma parte do meu tempo é substancialmente ligada à gestão de frota”, diz Fátima Malaquias. “E depois há o dia-a-dia com toda uma gestão interna que tem que ser feita, embora tenhamos o apoio das gestoras de frota”. Nessa gestão diária, contam-se funções como ligação aos seguros e às oficinas, definição do tipo de intervenção a fazer, gestão dos pneus e outros serviços não contratados. Além disso, ainda tem que ser feita a gestão do combustível e das rotas que as viaturas fazem, bem como controlar os desvios de quilometragem, redimensionar os contratos, e verificar a forma como o condutor utiliza a viatura e a trata.
No final, a gestão da frota é feita nos Serviços Gerais, que tem como suporte a equipa de Controlling, que faz depois algum apoio de investigação. Afectas à frota, nos Serviços Gerais são duas pessoas e no Controlling uma pessoa.
O posicionamento da Sonae Indústria vai mais longe. O departamento que Isabel Fontes dirige apenas faz a ponte entre o colaborador e a Finlog – a única gestora de frota com quem trabalha – numa óptica mais operacional. Ou seja, operacionaliza a entrega e devolução das viaturas, marca revisões, reporta sinistros e regista e controla os consumos de combustível. Existe uma pessoa para essa tarefa. No caso da requisição de novas viaturas, quem faz esta gestão é a Direcção de Recursos Humanos. “Assim sendo”, refere Isabel Fontes, “não podemos dizer com exactidão que exista a função gestor de frota, como provavelmente existirá noutras empresas. Quem verdadeiramente é o gestor de frota é a Finlog”.
Mais complexidade
A função de gestor de frota tem evoluído ao longo dos tempos. Mas isso mais por causa da evolução dos fornecedores de serviço (principalmente as gestoras) e da dimensão das frotas em si.
Rui Rangel ocupa as suas funções há dez anos. O maior problema, hoje em dia, é a relação entre o preço e as condições que as gestoras oferecem. “Agora há menos oferta de gestoras do que há três ou quatro anos, porque alguns players desapareceram”, explica. “Isso reflecte-se nos preços e condições que as gestoras estão a oferecer. Quando havia mais empresas, os valores residuais eram mais defendidos”.
Há dois anos como gestor de frota da Siemens, Luís Preto diz que a crise global também teve impacto nesta actividade. “Actualmente, o conceito de custo total de utilização (TCO) é uma realidade e permite uma gestão de custos mais eficiente”, diz. “Existe igualmente uma abordagem integrada na gestão da frota através do estabelecimento de parcerias directas com os construtores de automóveis, passando pelas gestoras de frotas e fornecedores de combustíveis podendo ir até às seguradoras ou mesmo a prestadores de alguns serviços de manutenção”. Este gestor salienta ainda que todas as entidades envolvidas neste processo têm tido um crescente enfoque na redução de CO2 como boa prática sustentável.
Na Central de Cervejas, Hélia Amarante está como gestora de frota há cinco anos. “As diferenças que encontro entre esta actividade, entre a altura em que comecei e hoje em dia, passam, principalmente, por uma maior preocupação dos fabricantes com as questões ambientais, por melhorias no serviço de pós-venda, no acompanhamento de frota e no modelo AOV”, diz.
Fátima Malaquias é uma veterana na gestão de frotas. Quinze anos à frente dos carros da Schindler fazem com que veja uma diferença abismal entre o que é hoje gerir uma frota e o que era no passado. “Além da própria dimensão da frota, não havia necessidade de um controlo tão grande, os serviços fluíam naturalmente”, recorda. “Também nos tornámos um cliente mais difícil. O tempo obriga-nos a estar muito em cima de tudo o que é custo. Temos que estar com sete olhos para que se rentabilize o investimento e para verificar se tudo o que é facturado é o que está a ser pago. Esta é uma exigência que se calhar não tínhamos quando começámos o trabalho com as gestoras de frota”.
