José Amorim Faria começa por dizer que desde sempre que se lembra de gostar de automóveis. E de fazer a gestão dos mesmos, incluindo os da família. Engenheiro de formação académica, professor universitário na Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto, fundou a SOPSEC em 1988, juntamente com dois sócios. De forma natural, estendeu o talento pessoal à gestão dos carros da empresa e fala com entusiasmo do modelo que criou para controlar os custos da frota. Da escolha dos melhores negócios no momento da aquisição, aos parceiros certos para o ajudarem a prolongar a vida útil do automóvel, como forma de maximizar o investimento.
Não utiliza ferramentas complexas para o fazer e baseia-se na lógica matemática dos números. Diz que as contas certas alicerçadas no histórico de muitos anos da prática, o conhecimento e a intuição já o ajudaram a fazer negócios que permitiram poupar milhares de euros à empresa, mas que isso não o impede de continuar a querer aprender e adquirir conhecimento. Por isso, não rejeita nenhuma fórmula desde que ela traga valor acrescentado. Até porque o próximo desafio é o carro elétrico.
Porque chamou a si a responsabilidade da frota da SOPSEC? Tem a ver com o facto de ser um dos administradores da empresa e, por isso, ter uma perceção apurada do custo que o automóvel representa para uma empresa?
Faço-o porque é um “gosto pessoal”, porque desde muito novo que me preocupo com o mundo dos automóveis. Mas é verdade que o faço principalmente por razões económico-financeiras.
Encaro a gestão de frota como um negócio. Atualmente, a SOPSEC investe em automóveis uma média de 200 mil euros/ano. É um investimento importante, por isso convém fazê-lo com grande rigor. Parte desse investimento tem de ser enquadrado na gestão de Recursos Humanos da empresa, porque a SOPSEC tem, nas diversas empresas que controla, mais de 75 engenheiros para quem a atribuição de automóvel constitui uma regalia importante. Outra parte do investimento é destinado às viaturas de cerca de 80 colaboradores que estão sob minha chefia direta ou indireta, parte dos quais tem atribuído carro da empresa para uso profissional “alargado”.
É ainda uma questão económico-financeira numa perspetiva economicista. O maior custo com uma viatura é de capital; se eu comprar uma viatura que me custa 25 mil euros, para conseguir um custo de utilização médio de 10 cêntimos/km, preciso que realize 250 mil quilómetros; na empresa, faço em média 16.500 km/ano por viatura, o que implicaria ter a viatura na empresa durante 15 anos (!).
Para conseguir isso, é preciso saber gerir com grande rigor a frota. E também “saber muito de automóveis” e do mercado, seja de carros novos ou usados, de modelos de financiamento, sobre peças, custos de manutenção, etc., etc., etc… Em alternativa, vender os carros mais cedo e estar sempre a investir, acaba por elevar muito o valor do custo/km que indiquei para capital, os 10 cêntimos/km, aumenta os riscos dos negócios e faria perder tempo a envolver-me em constantes negociações sempre que surgisse a necessidade de renovar viaturas.
Este modelo de gestão implica então tomar decisões disruptivas no que se refere ao modelo de seleção e composição da vossa frota automóvel…
As razões principais que motivam este modelo de gestão, “que é gastar o menos possível”, expliquei na questão anterior.
Experimentei tudo: renting de novos, renting de usados, compra de novos, compra de usados com idades de quatro a sete anos e quilometragem entre 70 e 100 mil km, compra de usados mais antigos com poucos quilómetros, compras seguras de modelos de marcas com histórico de fiabilidade como, por exemplo, Toyota Yaris e Toyota Auris…
Mas como é natural, a questão fiscal também é relevante. Foi por isso que adquirimos carros comerciais de dois lugares, derivados de turismo, com o IVA dedutível na compra e também com poupança na dedução de parte do IVA do gasóleo. Ainda hoje consigo comprar automóveis comerciais usados, em bom estado e com a quilometragem que indiquei antes, para poder deduzir o IVA na aquisição.
Vou contar-lhe um facto curioso que foi o melhor negócio que fiz para a empresa: quando me apercebi de que os comerciais derivados de turismo estavam a acabar, por volta de 2017, comprei vá- rios usados na faixa de quilometragem que referi; já fizeram entretanto entre 150 a 200 mil km adicionais, conseguindo, com estes carros, custos de utilização, em capital, inferiores a cinco cêntimos/km!
É essencial saber muito de manutenção automóvel, trabalhar com oficinas “parceiras” e assumir que os custos de manutenção “não correntes” devem ser também vistos numa perspetiva de investimento. É que, se um carro novo custa cerca de um cêntimo por km em manutenção e um carro “antigo”, com dez ou mais anos, custa entre quatro e seis cêntimos por km, o “antigo” não teve os mesmos custos de aquisição. Pelo que o “antigo” se torna num carro com um custo por quilómetro inferior ao de um carro novo.
É importante referir que os carros antigos também precisam de investimento e estamos sempre a fazê-lo: estofos, pintura, manutenção da carroçaria e não descuramos nos órgãos de segurança como amortecedores, pneus, suspensão, transmissão…
Mas o mais “sensível” num automóvel é o motor e o que anda à volta dele, turbo, embraiagem, correias, caixa de velocidades, pelo que tudo isto tem de ser gerido com cuidado e “sem poupar”. É preferível apostar numa manutenção cuidada e incentivar os colaboradores a gerirem os automóveis com cuidado.
Com que periodicidade é efetuada a contabilização do custo de cada automóvel ou da frota ao quilómetro? Sentiu um agravamento do valor nos últimos anos?
A contabilização dos custos é feita em permanência, recorrendo apenas a modelos desenhados no Excel. Em termos de contabilidade de gestão, o balanço de custos é feito pelo nosso Contabilista Certificado e também por mim. Faço a análise por amostragem e sempre que tenho de decidir se vendo um carro antigo ou não.
Houve um agravamento significativo dos custos com os combustíveis. Na SOPSEC, representam cerca de 30 a 40 mil euros/ano. Nos restantes custos de exploração/manutenção, o aumento tem sido mais normal e razoável, incluindo seguros. Houve também um agravamento muito grande nos preços de venda de viaturas novas. A decisão tomada pela empresa de investir na frota existente e deixar de renovar a frota em permanência no fim da sua vida útil contabilística, ou seja, ao fim de quatro anos, decisão que foi tomada em 2011, está a permitir à empresa poupar muitas centenas de milhares de euros com custos automóveis desde então.
Ao certo, qual é custo anual da frota automóvel da SOPSEC e quanto representa no orçamento anual da empresa?
No orçamento anual de exploração da SOPSEC, o custo com a frota automóvel previsto para 2023, incluindo encargos de capital e rendas de renting e excluindo Via Verde, é de cerca de 370 mil euros. Globalmente, a frota faz cerca de 1,3 milhões de quilómetros, de onde resulta um custo médio de cerca 29 cêntimos/km. Destes, cerca de 12 cêntimos são custos de capital e rendas…
Nesta estimativa, assume-se que os carros novos pagos a pronto são amortizados em quatro anos. Ou seja, em quatro anos estão “pagos”. No entanto, no controlo de gestão mais operacional, assume-se que os carros fazem pelo menos oito anos e cerca de 160 mil km, de onde resulta um custo médio inferior a 25 cêntimos por km. Ou seja, assumindo que pagamos o carro em oito anos e não em quatro, conforme definido nas regras do SNC (Sistema de Normalização Contabilística), poupamos 4 cêntimos/km em capital.
O peso dos custos com a frota automóvel, neste momento, quando estamos a aumentar o investimento na renovação da frota, representa cerca de 8 a 9% dos custos globais estimados, devido ao peso do investimento em capital necessário à aquisição de automóveis.
Ao optar por este modelo de gestão, quanto estima que seja a poupança realizada?
Essa conta é fácil de fazer. Se eu tiver 40 carros totalmente amortizados, em alternativa a 40 carros novos para pagar em quatro anos, e se assumir que cada carro (para a nossa frota dos segmentos B e C…) custa 25 mil euros em média… precisaria de um milhão de euros de capital para investir na aquisição de “carros novos”. Para recuperar esse investimento em quatro anos, teria de assumir que pouparia 250 mil euros/ano e, em oito anos, 125 mil euros/ano.
Por outro lado, assumindo que o custo médio adicional com uma viatura “antiga” é de cerca de 700 euros/ano, tal corresponde a 28 mil euros adicionais em manutenção, para 40 viaturas.
Concluindo, posso revelar que poupamos sempre acima de 100 mil euros por ano.
Mas também poderia calcular o valor pelo lado do renting: com uma renda média anual de 5.000 euros/carro e 87 carros, precisaria de 435 mil euros/ano a que acrescem 130 mil euros de combustíveis num total de 565 mil euros/ ano, contra os 370 mil atrás referidos. De onde resulta uma poupança de 195 mil euros/ano, a que acresceria não ter nenhum carro próprio…
Não é um grande desafio, um trabalho demorado, gerir uma frota com uma média de idade e quilometragem elevada? Tem estabelecida uma rede de parceiros, na área da mecânica e no fornecimento de pneus, por exemplo, para auxiliá-lo na tarefa?
Não seria obviamente possível sem a enorme ajuda de uma colaboradora dedicada ao assunto, a quem tenho vindo a passar conhecimento para me apoiar nesta tarefa. E é um trabalho que se simplifica quando se conta com “oficinas parceiras”, o que é o nosso caso, e se conseguiu manter os condutores consciencializados de que devem gerir bem os carros.
Contamos com parceiros fidelizados no Porto, Lisboa e nas regiões/cidades de habitação dos nossos colaboradores que trabalham a partir de casa, em Guimarães, Vizela, Braga, Mondim de Basto, Aveiro, Vila da Feira, Viana do Castelo, Beja e Setúbal.
Relativamente aos carros novos, trabalhamos com as oficinas dos concessionários. Mas os carros novos não “precisam de nada”, além dos consumíveis correntes, óleo e filtros, e pneus…
Que ferramentas utiliza para fazer essa gestão? Possui algum software específico?
Como disse, usamos apenas planilhas Excel próprias, desenvolvidas por mim e pelos colaboradores que têm trabalhado na gestão da frota automóvel sob minha coordenação.
Temos um regulamento de viaturas. E realizei no passado ações de formação sobre mecânica automóvel com avaliação por exame.
Este modelo de gestão não constitui um grande desafio no que se refere à gestão das expectativas dos colaboradores em relação ao automóvel?
É uma questão relevante. Permitir o uso de um automóvel da empresa por colaboradores em uso profissional alargado, isto é, o uso total sem abusos como férias, fins de semana “longe” ou algo similar, permite aos colaboradores com carros relativamente novos poupar cerca de 800 euros por mês. Ou seja, um benefício de cerca de 9.600 euros/ano, o que é muito dinheiro. No fundo, esta é também uma das razões por que me dedico à gestão da frota automóvel.
Parte da frota é composta por carros da Toyota. Como no slogan de lançamento da marca em Portugal, “a Toyota veio para ficar”? Que experiência têm da marca, seja com os mais antigos, seja com os mais recentes?
A Toyota representa uma fatia importante da frota mais recente. Na frota mais antiga têm um peso mais pequeno pois, em geral, sobretudo num passado mais longínquo, eram significativamente mais caros do que as viaturas de marcas francesas, em que sempre consegui descontos muito importantes o que tornavam os negócios “irrecusáveis”.
Embora em menor número no passado, os carros da Toyota sempre demonstraram ser os mais fiáveis e com custos de manutenção mais baixos. Ainda hoje, as operações de manutenção corrente nas oficinas da marca são “bem feitas” e mais económicas.
Mas entendo que todas as marcas têm bons carros e modelos na perspetiva do investimento empresarial. Temos alguns carros com mais de 400 mil km, de várias marcas, ainda hoje muito fiáveis e com desempenhos muito bons a todos os níveis. Incluo nos exemplos o Toyota Auris, mas também o Ford Focus ou o Citroën C4.
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